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エクセルでの物品発注・管理・集計の方法

質問者

yoponsonさん

2010/3/2900:29:36

エクセルでの物品発注・管理・集計の方法

会社で物品購入の発注・管理・集計が簡単に
できるものを作るよう指示されたのですが…、
簡潔で使いやすいイメージが湧かず困っています。

上司が考える完成イメージは
数量と納入先を入力すれば仕入先に対しての発注書にもなり
その入力したものが自動的に月別商品別に管理集計される。
単価の推移も観察でき、月間年間を通じて大量に発注
している商品については仕入先に対して単価交渉する
資料の根拠となりうる…。

1石2鳥も3鳥もといったものを作れるほどエクセル通ではないので
前述の通りイメージ自体が湧かず困っています。
仕入先は50社くらい。その中でも備品等の仕入先に関しては
商品の種類だけで100~200はあります。
我が社、営業所が5ヶ所あり、これまで各拠点で発注処理
していたのですが、このたび全拠点分をまとめて一括発注し
各拠点に必要分を振り分けることになりました。

きっとエクセルじゃなくアクセス等だといいのでしょうが
私自身分からない&ソフトが入っていないので無理です。

まずは全拠点の元帳と請求書や納品書などを集めて
元になるデータの打ち込みをしなければと思っていますが
どんな表にするといいでしょう?
イメージの湧く方、もしくは同じ境遇を乗り越えた方の
アドバイスをお願いします。
その際、関数も教えて頂けると非常に助かります。

ちなみにエクセル2007を使用しています。

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2010/3/2901:24:49

>数量と納入先を入力すれば仕入先に対しての発注書にもなり
入力部分はアクセスで、出力部分はエクセルで作ったらいかがですか?

>その入力したものが自動的に月別商品別に管理集計される。
入力部分(月別商品別に管理集計)はアクセスのテーブルに持たせれば良いと思います。

>単価の推移も観察でき、
単価もアクセスのテーブルにデータを持たせ、エクセルのグラフに表示すれば良いと思います。

>仕入先は50社くらい。その中でも備品等の仕入先に関しては
>商品の種類だけで100~200はあります。
これも、アクセスのテーブルにデータを持たせた方が良いと思います。

データベースとは何かを解っていて、VBAが書ければ簡単ですが、解らないとかなり難しいかも。

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eulb990さん

2010/3/2910:16:03

注文や納品は毎日なのでしょうか 毎週ですか
発注や納品の形態はすべて同じなのでしょうか
請求額の振り分けも行うのでしょうか
在庫管理などもするのでしょうか
各営業所は離れていると思いますが
情報のやりとりはどんな方法でやるのでしょうか

Accessが無くても可能です
Excelのみでもてきます
「全拠点の元帳と請求書や納品書などを集めて」とありますが
各拠点で個別のデータは持っていないのでしょうか
結果としてどんな表やデータが必要かまず決めてから
それを導き出すためにはどんな入力が必要か考えてください
やってみたけど データが足りなかった ということが無くなります

結果として何が必要ですか
結果の表を見せてください

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2010/3/2901:39:25

できそうなイメージがないなら 素直に「自分の今の技量では無理です」
と伝えた方がいいと思います。冷たいようですが「イメージが湧かない」
というのは 知識も技術も追いついていないということですよ。誰かに教
えてもらって作れたとしても メンテナンスできないでしょうし。

・外注する
・Access等のデータベースが管理できるソフトの購入検討
・今から Excelの勉強をするので何ヶ月か待ってもらう

など違う手段を頼った方が「イメージ湧かないけどどうにかする」よりは
現実味があると思います。


> その際、関数も教えて頂けると非常に助かります。
Excelでやるのなら 関数だけでやろうという発想を捨てた方がいいと思
います。 マクロ・ピボットテーブル・フィルタなど 機能を活用すべきです。

・1件を項目別に1行ずつ入力したデータシートを作成する
・データシートにフラグを立てたものを 注文書に抽出表示(マクロかフィルタ)
・データシートからピボットテーブルで 月別集計を行う

辺りが 無難かと思います。

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