解決済みの質問

電話での返答の仕方を教えてください。

ある団体の電話窓口をしています。電話秘書のような感じの仕事です。
団体は別の場所にあり、質問に対し即対応できる者はいません。
電話で相手の番号だけ聞いて、担当者にメールで伝える事になっています。

ですが、「担当が不在」と言っても色々と突っ込まれて聞かれる事があります。
電話窓口では何一つその団体の事を知らされておらず、何も返答できません。

団体が別の場所にあると知られずにうまくまとめるには
どんな風に話を持っていったらよいでしょうか。

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質問日時：

2007/10/26 16:30:21
解決日時：

2007/10/26 16:45:07
回答数：

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ベストアンサーに選ばれた回答

tygrashaさん

「大変申し訳ございませんが、担当部署が異なっており、
　直接お繋ぎすることが出来かねますので、折り返しお電話させていただきます。
　お急ぎでございましたら、その旨も伝え、至急の対応とさせていただきますので、
　電話をお切りになってお待ちいただけますか？」

っていうしかないですね。
私も似たようなもんです。
即答できないことがあった場合は、こういうしかないです。
また、大変申し訳なさそうに、でも、おどおどせずに対応することが大事です。

また、用件を、ずばずば言われたら、とにかく要点を書きとめて、
「では、私ではお答えできかねますので、○○の件につきまして、
　担当より折り返しさせていただきます。」
と、言うしかないです。

無責任に答えても困りますので、相手が怒ろうとそういうしかないです。
怒り出したら、ひたすら謝る。
メールに、「ご立腹のご様子でした」と付け加えれば、とんちんかんな
回答せずに、担当の方もすむでしょう。