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仮伝票に関して、現在社内用の納品伝票に相手先の名前を入れた手書きの伝票を仮伝...

jos********さん

2014/7/915:02:16

仮伝票に関して、現在社内用の納品伝票に相手先の名前を入れた手書きの伝票を仮伝として商品につけて発送して、同じ送り先に後日パソコンで入力した金額の入った納品書を郵送しているのですが、送付先が同じで、

仮伝票もパソコンに入力する時間が商品出荷までに取れるのになぜ2つも納品書を提出しているのか理解ができません。会社が大きいわけでもないので、仮伝が回ってくるまでに時間が掛かるとかはありません。ただ2度手間に思え、かつ郵送代も長い目で見ればバカにならないのではないかと思い、世間の一般的な納品書の出し方を伺えればと思っております。

補足提案却下されました。理由は現状問題なく回っているから。社内伝票がないとあとの管理ができなくなるから。(こちらに関しては社内伝票用になるものを代替品として提案しましたが却下されました)

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ベストアンサーに選ばれた回答

2014/7/918:37:22

現場を知らないからです。また、仮納品書というのは相手先に商品と同梱で送るもので普通、品名と数量しかないものです。相手方の資材部で入庫するために必要だから、正規の納品書がつくれない場合にするものです。コンピュターで正規の納品書の作成は、実は簡単なようで手間が掛かる物なのです。手書きの方が簡単で早いのです。その理由は、商品により、取引先と価格が決まっていない場合も有るのです。商品の発送が先になる場合は、仮納品書でとりあえず商品を発送しなければなりません。その他、いろいろな事情で、仮納品書は用意して有るものなので、事情も知らないで、納品書の効率だけで判断する等販売業務の実態を知らない者の机上の空論に過ぎないのです。

質問した人からのコメント

2014/7/10 11:09:44

成功 貴重なご意見ありがとうございました。

ベストアンサー以外の回答

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god********さん

2014/7/919:06:41

社内用の納品伝票とは何のために使われているのでしょう?
社内伝票がないと後の管理ができないとは?

納品書を付けて出荷できるのに付けない、現状問題なく回っていると言っても、余計な仕事をし、余計な費用が掛かっているのに問題ないとは認識不足ですね。
社内伝票で無駄な仕事、管理をしているのではと想像します。
得意先も金額の入ってない仮納品書(送り状?)では、仕入計上も出来ず、手間が掛かっていると思いますよ。

一般的には
受注→出荷指示書(手書き)→入力→納品書等出力→出荷
という流れです。

販売管理ソフトが正しく使われてないようで、自社流を是正するのは難しいですね。
市販のソフトですか?
マニュアルは現状のようになってないでしょ?
問題点を折りに触れ話し、同じ考えの人を増やしていくしかないでしょう。

2014/7/917:09:27

金額が入った納品書は「信書」にあたり、郵便法や信書便法により、一般運送便で送ることは出来ません。

これに対し、手書きの仮伝は送り状や出荷明細と解釈すれば、「信書」ではないとすることが出来、一般運送便で送ることが出来ます。

「信書」ということを正しく理解している方は決して多くないため、他の理由で説明されるかもしれませんが、出発点はこれらの法律が関与していると思います。

むしろ省略が可能なのは仮伝の方となってしまいますので、質問者様の意向を適法に進めることは難しいと思います。

Nam100663さん

2014/7/916:54:47

出荷業務が遅滞なく行えるのであれば問題はないと思います。

「この出荷業務が遅滞なく行える」という所がミソです。
出荷する際に、出荷指示書が出ていると思います。この出荷指示書に正規の納品書がつけられるなら、出荷業務を行う担当者の抵抗はないと思います。
一方で、出荷指示書があり出荷準備もできている中で、納品書が1件でも回ってこないとなったら、その担当者は、「それくらいなら自分で仮伝切って出荷を完了させる」となります。
貴方の会社の業務はそういう歴史で、業務フローが構成されたのではないでしょうか。中小企業では結構多いと思います。納品書を月次の請求書に付けてくるところもあります、、、

貴方のご提案内容は、一見正しそうですが、出荷業務の具体的な流れまできちんと提案をされたでしょうか。ひょっとすると経理部門の上司が出荷部門の責任者と話し合いをしたくないので却下したのかもしれませんが、部門を超えた調整事項は結構骨が折れます。
あきらめるのはもったいないと思うので、自分の担当業務に終始するのではなく、出荷指示から出荷完了、請求書発送までの一連の手続きをきちんと相談されてみてはいかがでしょうか?

dos********さん

2014/7/915:42:45

あなたが考えていることを実行すれば、これを改善提案と云うのです。時間と経費の無駄遣いをなくしたいのなら提案しましょう。

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