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出欠確認の催促について 同窓会の案内状の出欠確認が取れない場合、約束の期日を...

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ID非公開さん

2018/2/2115:56:55

出欠確認の催促について
同窓会の案内状の出欠確認が取れない場合、約束の期日を待たなくても出欠連絡の催促をして良いものでしょうか?

また、期日までに連絡がない方は欠席として処理させていただくと書き添えても失礼にあたりませんか?
手紙のマナーに詳しい方、よろしくお願いします。

私は幹事ではないのですが、幹事の急な体調不良により、出欠確認の集計を手伝っています。
今回の同窓会についてですが、同窓会名簿にある方に手あたり次第に案内状を送ったのではなく、事前に連絡が取れた方や人づてに同窓会の情報が伝わった方の中で、出席希望の方にのみ案内状を送りました。
今日で出欠確認の期日2日前になりましたが、一部の方から連絡がありません。
ほとんどの方は出席、もしくは欠席と期日までに余裕を持って連絡をくれました。
会場の予約の都合上、期日から1週間程度までなら返事を待つことができますが、それ以上待つことは難しいです。
また週末を挟むのと、投函地点から到着地点まで2日の配達日数がかかる方がいるのもネックです。
週明けまで待って催促したのでは再設定する最終期日までの猶予がありませんし、先方が到着日すぐに見れないことを想定すると、できれば今週末か来週頭に届くように最初に設定した期日を待たないで連絡したいと思います。

相手を責める口調ではなく、行き違いで連絡をもらった場合や郵便事故での付着だったらごめんなさい、先日郵送した案内状の同封の返信用はがきか電話かメールで良いので連絡だけでもいただけませんか?とやんわりと伝える内容です。

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kaz********さん

2018/2/2116:10:48

ハガキで連絡が来ないのにまた、はがきを出すのですか?無駄ですよね!今度は、緊急ですから電話をしませんか?

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    質問者

    ID非公開さん

    2018/2/2116:21:36

    早々のご回答ありがとうございます。
    今回は幹事が急な体調不良でしばらく療養するようなので、私を含め幹事と親しい数名が急遽ピンチヒッターになりました。
    ところが、お恥ずかしい話ですが複数人のピンチヒッター自体がお互いに連絡が行き届いていない状態です。
    私は今仕事をしていなくて時間の都合は付きやすいので、ピンチヒッターの方・出欠連絡のない方に電話で連絡していますが、仕事なのか時間をおいてかけ直しても電話がつながりません。
    私を含めてLINEなどはやっていない方が多いので、すでに郵送済の返信用はがきを送ってもらうか、投函を予定している催促はがきに記載する電話番号・メールアドレスに連絡くれるかお願いし、それでも連絡がない人は申し訳ないけど欠席カウントさせてね、という文面をピンチヒッターの友人が作ってくれて先ほど私にデータが届いた段階です。
    やっぱり、出席確認に督促はがきっておかしいですよね・・・

返信を取り消しますが
よろしいですか?

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質問した人からのコメント

2018/2/23 19:33:31

催促のような形は陰湿に感じたので、テンプレを作成してくれた友人と話し合いました。
結果、返事が来ないなら来ないでもう良いじゃないか、もう放っておこうと開き直ることにしました。
もちろんもっと良い対応があることは間違いないと思いますが・・・
今までは何の苦労も知らないで参加していましたが、これからは幹事に迷惑をかけないようにといろいろと考えさせられました。
ありがとうございました。

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