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会社内の切手管理について質問です。

lov********さん

2011/9/722:47:54

会社内の切手管理について質問です。 カテが違ったら申し訳ありません。

会社内での切手の管理方法について質問なのですが。
私の会社内では、総務が切手の在庫管理をしています。
切手を使用する際、誰宛に送ったのか、個別に記入する表があります。

私は、1日に多い時で40~50通の発送をする部署におり、
使用表には使用する人が手書きで記入するようになっているのですが、
それが非効率に思えてなりません。
さらに、月間で200通の郵送物が増えます。

そこで、切手を200枚単位で、私のいる部署で管理させてもらえないかと
会社に要望しました。
管理表には、1日に何枚使用したかだけを記入し、切手補充時に総務に
提出する。

一度は社長のOKが出たのですが、課長が、
『切手の使用については、管理表を税務署に提出する必要があると
税法上決まっているので、郵送先を明確にしない管理方法はできない』
と異を唱えました。

ちなみに、今までの管理表は、ここ数年のもので、一度も提出された形跡がなく、
切手管理ファイルの中にずっと残されています。

今まで、他の会社にも勤務した経験がありますが、このようなことはありません
でした。
課長の言う事が正しいのでしょうか?
税法に詳しい方、回答をお願い致します。

補足回答ありがとうございます。部署管理が問題ではなく、郵送先を一件一件明記しない管理はダメだという事なんです。わかりづらくてすみません。

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ベストアンサーに選ばれた回答

ern********さん

2011/9/801:34:59

非効率だと思う気持ちはとてもよくわかります。私にも経験があります。税務署に提出ということはないと思います。

ただ、経営者側、経理側の立場から言うと、記録すべきです。切手は10円、80円、90円、120円、などを主に使用するのでしょうが、「たった10円」「たった80円」と思うのはわかります。そんな少額のために、いちいち記録するなんて、と。でも、お金と同じですので、10円(1円)単位で管理し、合わせておく必要があります。切手や印紙は、管理していなければ、不正で誰かが持ち帰ってもわかりませんし、ザツに扱い紛失してもわかりません。そういう意味で管理は必要です。

いちいち手書き、というのが非効率でしたら、方法を変えることはできないでしょうか。例えば、手書きではなく入力にする。同じ宛先はコピーペーストすれば早いので、入力のほうが早いです。毎日バックアップとっておけば、後日の上書きはできません。

または、郵便局で購入されているのでしょうから、それをやめて、50通などまとめて持参し、「料金別納」の印を押してもらって50通分の領収証をもらう。その50通の送付宛先とともに保管。(宛先はまさか手書きではないですよね?宛先の入力データがあれば、それを一緒に領収証と置いておけば、どこに送ったものか明白です。)

または、ヤマト運輸のメール便、佐川急便の飛脚便などにする。信書は郵便で、ということになっていますが、届けば問題ないと思いますので、案内文や請求書などでも民間の業者を使っても良いと思います。法人契約すれば、月末締めなどで引き落としにできますし、請求書に何月何日何通送付と一覧表になっています。それと、宛先ファイルとを一緒に管理すればいつどこに送付したか明白です。また、メール便などはA4サイズまで80円なので、大きい封筒の場合は郵便で送付するより安いです。

課長さんの意図はわからないですが、更に上の人から言われたとか、古い体制を変えたくないとか、顧問税理士に言われたとか、そんなところではないでしょうか。新しい提案はなかなか大変だと思いますが、頑張ってください。

質問した人からのコメント

2011/9/13 21:07:42

成功 回答ありがとうございました。体制改革は難しそうですが、お二方のご回答を糧にがんばります!

ベストアンサー以外の回答

1〜1件/1件中

sya********さん

編集あり2011/9/822:15:08

基本的に切手、印紙など金券類は、決算上で未使用精査は重要ですが、企業の規模により4半期決算(3か月単位の中間決算書作成を要する)場合や半期など(年に2回)決算時に重要ですが、俗に現金を小口管理するインプレストシステムと同じ考えで、部署管理をマンスリーで管理しても問題はないと思います。
管理表を月単位で総務部がまとめれば良いと思いますが、逆にデメリットもあり、部署責任者の管理が必要になり、集約されていた業務が分散されて、末端は一見楽でも、管理者は管理帳票が増えます。
税務上の問題は決算上のみで、日々や月々の問題はないとお思います。

いちいち書く必要はなく、まとめて別添一覧分として、各部署がリストを出せば済みます。
あくまでも、疎明です。
不正使用、使途不明を排除する制度が、いかに構築されているか、です。

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