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経費領収書の合計入力はダメですか?

nao********さん

2011/11/211:59:51

経費領収書の合計入力はダメですか?

ある税理士より、
領収書は1枚ずつ会計ソフトに入力し、摘要を具体的に入力するように言われました。

次の方法をとろうとしたのですが、受け入れてもらえません。

その方法は、
1カ月分の社長経費領収書をExcel表にて管理
日付、支払先、金額、勘定科目
勘定科目ごとに1カ月分の合計と件数を、月末に入力
消費税には注意しています。

税理士を説得する方法、もしくは、私が納得できる理由をご教授ください。

10月決算の法人です。
もし、税理士を説得できなければ、1年分ひっくり返して入力しなくてはならなくなりました。

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京都人さん

編集あり2011/11/513:33:03

まず、会計上費用として認められるにはいくつかの要件があります。法人税と消費税では費用として認められる要件は消費税の方がタイトですので、ここでは簡潔に消費税について費用と認められれば法人税も大丈夫と考えて下さい。では、具体的に費用として認められる要件ですが、まず帳簿と請求書等の両方が保管されてなければなりません。質問者さんの場合、社長経費領収書そのもの及びその帳簿としてエクセル表を保存しているので、この要件はほぼクリアしています。次に、その保存される帳簿の要件として、① 仕入先・タクシー等サービスを受けた相手先、② 年月日、③ その仕入・サービスの内容、④ 金額、以上4点が記載されはじめて要件が満たされます。以上の4点はレシートや領収書に記載されていると思いますが、その4つの内容を帳簿としても保存されてなければなりません。

ここで、質問者さんの場合、摘要が未記入なため、③の仕入・サービスの内容の記載が抜けてしまっています。抜けるとどうなるかというと、費用として認められず、税金も当然増加し、さらに、もしこれを費用として処理し、後の調査で否認されれば、本来費用として認められないものまで費用として処理し、税金を軽減していたことになり、税金が追徴されるのみならず、過少申告加算税と延滞税がかけられ、金額も大きいです。この点については、ネットで 「 仕入に係る消費税額の控除 」や「 消費税法30条7項 」と検索すればすぐに法令が見つかると思います。上記帳簿の保存の4要件は30条8項です。消費税は所得税法のように分かりにくかったり、法人税法のように法令の量が膨大というわけではないので、上記条文を見るとすぐご理解頂けると思います。結論から言うと、やはり要件を満たしていない以上、費用とは処理できません。なお、上記③の要件については摘要としてかなりざっくり書いていても、書いてあれば大抵費用の要件として成立します。

また、この帳簿と請求書等の保存の要件は、当然この2つが共に満たされ、合致しなければなりません。タクシー代を例にすると、千円の領収書が10枚あった場合はこの領収書と同じ日付、同じ金額の帳簿がなければならず、基本的に合計することはできません。方法があるとすれば、タクシー会社に今までもらった領収書の代わりに利用明細を作成してもらい、社印等をもらい相手タクシー会社の確認を得る等も、方法として無くはないですが、会計ソフトに入力した方が早いと思います。なお、文房具のアスクル等を想像して頂ければ分かり易いと思いますが、月に何回も届けてもらい、その都度 納品書をもらい、代金は月に1回まとめ払いで月に1回請求書が来ている場合、帳簿に記載するのは配達の都度もらう納品書でも、請求書でもどちらでもいいです。しかし、日付や金額は合致することが必要です。そのため、通常納品書は捨てて、請求書を保存し、帳簿金額も月末日付で月額の合計金額を記載することが一般です。

さらに、消費税の申告書は通常仕訳を会計ソフトへ入力することにより、会計ソフトで作成されます。消費税の区分として、福利厚生費とした従業員の結婚祝い金、交際費のゴルフ場、自動車燃料の軽油税、従業員の社宅、有価証券取引等は質問者さんは明確に区分されていると思います。しかし、一定の要件を満たすと、費用はどれも全て全額費用となるわけではないのです。詳細は割愛しますが、預金利息が多額であったり、車いす等身体障害者用物品の販売、医療関係等、少数派かもしれませんが、会社によってはその費用額の内、一定の費用に一定割合を乗じた金額を費用とするものもあります。

会社と会計事務所の契約には主に顧問契約と記帳代行の2つがありますが、質問者さんの会社では経理を自社で行っているため、記帳代行は会計事務所に委託していないと思います。この場合、会計事務所との一番初めの契約で、会社内で経理処理を適正に行う旨の指示があったと思います。どこであったかというと、貴社の社長と税理士との間です。そんな話聞いてないとの気持ちはわかるのですが、質問の内容では費用の要件を満たしていない以上、やはり会計ソフトへの入力が必要になると思います。唯一顧問税理士への説得方法があるとしたら、「金額的及び取引内容から重要性に乏しい」というのがありますが、説得できる可能性は0.1%くらいです。取引内容の摘要を一部 「 別紙保管 」等として、その文言通り別紙として摘要をつけ、保存することはありますが、摘要がないことと、記帳代行を委託していない以上、顧問税理士の指示通り会計処理する必要があるかもしれません。

以上、土曜なので少し長めに書きました。まだ11月になったばかりですし、貴社が10月決算ならまだ2か月近く決算処理に猶予があります。1万仕訳でも集中すれば1週間あれば十分終わりますから、大丈夫です。元気を出していきましょう。

質問した人からのコメント

2011/11/5 14:14:34

大変詳しく書いていただきありがとうございました。
今回は、折れることとします。来期よりは税理士と相談します。

書きもれましたが、Excelには摘要も管理しております。
社長の仮払扱いで、数ヶ月に一度位精算をしております。
交際費もほとんどなく、移動の旅費交通費、通信費、会議費程度です。
社長に集計ぐらいはして頂きたいので、Excel管理だと日ごろ簡単にしていただける方法が取れたらいいなぁと思っております。

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sgo********さん

2011/11/411:30:41

会計ソフトにエクセルのデータをそのまま入力するかないです。
合計額だけ入力してしまった場合に、経費とならない金額、交際費等が混ざってしまっていると、法人税計算の時に困ります。
交際費等は会計上では費用になるのですが、法人税法では原則して損金に算入できません。
一つ一つしっかり内容を記載していないと税理士の方で判断できませんので入力はしたほうがいいです。

2011/11/403:33:27

交際費に限らず、簿記は発生主義ですから、1か月分しかも社長の交際費を纏めてしまっては、税理士でなくても指摘するでしょう。集計として別に有るのであれば、問題は無いわけで決算資料としなければいいのです。

snarlaaaさん

2011/11/213:33:16

支払先が同じであればいいような気もしますが。
合計請求書を締め日後に送付して、明細は別途添付する
企業さんなんか多いですよね?
それと同じ理屈じゃないでしょうか?

ただし、現金出納の場合には日毎にやるべきでしょうね。
現金を毎日締めていない会社はあまり信用できないですから。

日付ごと、同様の取引内容で、支払先が同じごとに入力するというところで
説得を試みるか、エクセルで管理されているのであれば、
会計ソフトで取り込めるような形式にして、一括で取り込んでしまっても
いいと思います。

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