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書類の記入と返信をお願いする手紙の書き方について質問させてください。

ootanikopannさん

2012/7/3000:46:03

書類の記入と返信をお願いする手紙の書き方について質問させてください。

勤務先の病院で、患者様のご家族に書類の記入と返信をお願いすることになりました。
事務職経験がなくて文章が、これで良いのかご指摘とご提案お願いします。
職場の上司は、苦手なようで聞ける人がいません・・・

伝えたいこと
・書類を記入して同封した返信用封筒で返送してほしいこと
・同封した請求書(治療費5000円くらい)の入金(すぐでなくても良い)を振込または来院でお願いしたいこと
・振込の場合請求書に振込先がかいてあること

以上の3つになります。

いつもお世話になっております。
○○病院事務の○○と申します。

このたびは、ご多忙中恐縮でございますが
同封いたしました「○○○」をご記入の上、同封いたしました封筒で
ご返送をお願いいたします。

また、○月分と○月分の請求書を同封させていただきました。
ご来院いただけない場合は、右下の銀行窓口へお振込みも可能です。

お忙しい中、ご面倒なお願いをし誠に申し訳ありませんが
よろしくお願いいたします。

ダメなところだらけだと思うので、教えていただけると
たすかります・・・・

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choi_aboutさん

編集あり2012/7/3002:56:55

●病院は金儲けをする組織ではありませんし、「患者様」と云う表現はいつも気になります。出来れば止めて戴きたい。
●また病院は慈善団体ではありませんから、健全な経営を維持するため、未収金は極力回収するべきです。きちんと支払いをする患者との公平性の観点からも、当然のことです。
●文案は、本件通知の趣旨からしても、少し丁寧過ぎるように思います。「いつもお世話になっております。」など、病院側が云うべき挨拶ではありません。

お示しの文案を尊重しつつ、以下に修正を試みます。
※記入・返送を依頼する「書類」が、支払を督促して、患者家族に支払見込み予定を明示して貰う、或いは支払方法ものであれば、用件は単純な書類返送のお願いなどではなく、未払金支払目途を所定用紙にて報告して戴きたいとの依頼になりますから、記述形式は全く変わることになります。


前略
○○病院事務の○○と申します。
「○○○」を同封致しておりますので、必要事項ご記入の上、
返信用封筒にてご返却下さい。

また、○月分と○月分の請求書を同封致しております。
ご来院でのお支払いの外、右下の銀行窓口にてのお振込み
も可能です。

お忙しいところ、恐縮ですが、よろしくお取り計らい下さい。
ご不明の点がございましたら、お問い合わせ戴ければ
ご説明申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー草々

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icinohanaさん

2012/7/3009:55:07

お手紙にはスタイルがございますので
それに従います。

拝啓 ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
以下、あなた様の本文。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー敬具

頭語と結語、前文を添えれば結構です。

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