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学校宛のビジネス文書 学校宛のビジネス文書の書き方を教えてください。 書き...

chi********さん

2007/9/1101:06:27

学校宛のビジネス文書

学校宛のビジネス文書の書き方を教えてください。
書き出し、結びの言葉等、見当もつきません。

企業宛の新規開拓文書(新たに取引をお願いする文書)は何度も作った事が有るのですが、学校宛には一度も有りません。

文例等も検索致しましたが、はっきり分かりませんでした。

内容としては、工業系の仕事の依頼を是非、弊社でお願い致します。

という内容にしたいのですが、文例等教えて頂けませんdしょうか??

他力本願で申し訳ありませんが、よろしくお願い致します。

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yoh********さん

2007/9/1104:46:14

企業宛に作られたことがあるのでしたら、学校法人宛もそれと極端に変わることはないと思うのですが。
ただ、企業宛で「貴社」としていたところは「貴校」とでもします。
また、挨拶文のところは、企業宛で「拝啓 貴社ますますご清祥のことと・・・」とするようなところ、ただ「貴校」を当てはめたのでは、たださえ定型の文章に、いかにも単純に置き換えたという感じが強くなるように思えますので、わたしならここは、通例なら「貴社」という言葉が入るような言葉は避けて、「時下ますますご清祥の段、お喜び申し上げます。」くらいにしておきます。
まあでも、このあたりは、それほど重要なところではありませんから。

肝心なのは、そのあとに続ける、あなたの会社の自己紹介と「本状を差し上げた」理由を申し述べる部分。急に受け取る文書を不審に思われないようにし、なおかつあとの説明に読み手の興味を引っ張っていくこと。

そしてそのあとに、商材そのものの説明を入れるわけですが、「なぜ学校向けに販売するのか」「学校側には導入によってどんなメリットがあるのか」を説得力のあるように(そのためには具体的に)しかし簡潔に(長々しい文章は嫌われる)、書けるかどうかがもっとも重要なところであろうと思います。

詳しすぎる説明は別に資料を添付すればよいのであって、案内状での説明は、全体ができれば1枚以内に収まるようにするのが理想ですから、ポイントを絞るべきです。
少し行数をoverして2枚になるというのなら、行数設定を変えて、行間を詰めてでも1枚にする。

このあたり、一番大事なところは具体的なことがわかりませんので文例は示せませんが、結びの手前、いきなり「仕事の依頼を是非、弊社でお願い致します。」というような言い回しは、工事の受注に関する話としては、順序が飛びすぎる気がしますので、「もし、○○にご興味をお持ちいただけるようでしたら、詳しくご説明をさせていただきますので、下記の電話番号宛に弊社の担当○○までご連絡ください。」とかにした方がよいように思います。
あるいは、前記の詳しい資料を同封できないのであれば、「ご興味をお持ちいただけるようでしたら、詳しい資料を送付させていただきますので、下記の電話番号宛に○○までご請求ください。」とでも。
当然、そのための電話番号なりは、地の文より目立つように入れます。
(このあたり、あなたの会社の営業の方法とも齟齬のないようにしておかなくてはならないのは当然ですが)。

いずれにしても、「工業系の仕事」というのが工事を伴うようなことの提案でしたら、相手が興味をもったとしても、「まずは検討」となると思います。
その段階で、相談してもらえるようにすることを文章の目的とし、そこに誘導するような文章とすべきかなと思うのですが。

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