会社が物を仕入れて支払いをする時に確認をする証憑（証拠となる文書）のことだと思います。 Purchase orderで会社が発注したことがわかり、Receiving reportで確かな品物を受け取っていることがわかります。なので、先方からの請求書であるVendor invoiceの内容と照合して内容が合っていることを確認できたら、会社は先方に支払いをします。 フローチャートで発注からどの部署が書類を発行して、どの部署に送っているか等を確認してみてください。 監査の時や、あとで取引の詳細を振り返る時などのために証拠となる書類をまとめておきます。昔は現物をファイリングでしたが、今では会計ソフトの該当取引に紐付いてPDFなので保管することも多いです。