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他人が読んでわかりやすい説明文を書くコツを教えてください。

ham********さん

2011/12/1912:16:02

他人が読んでわかりやすい説明文を書くコツを教えてください。

なにかと資料などを作成する機会が多いのですが、自分では上手く書けたつもりでも他人に読んでもらったら、「何がいいたいのかわからない」「説明が理解できない」「違う言い回しの方が誤解が少ないから変えた方がいい」などの指摘をうけます。

他人が読んで正しく理解できるように、というのは心がけてはいるつもりですが…客観的に見直そうとしてもどこかで甘くなってしまいます。他人に見てもらうのが良いとは思いますが、直す度に誰かに見てもらうというのは手間をとらせてしまうので、見てもらうにしてもできるだけ良い状態にしたいです。

相手目線で見てわかりやすい文章を書くコツみたいなのがあればご教授下さい。

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ベストアンサーに選ばれた回答

her********さん

2011/12/1917:05:58

★一文をなるべく短くする。
私が気をつけているのはこれです。
一文とは、前の「。」から次の「。」までです。

接続詞やかっこ書きを多用して一文を長くすると、文章が冗長になります。
ためしに冒頭の文章を一文に繋げてみましょう。
『私が気をつけているのは、一文(前の「。」から次の「。」まで)をなるべく短くするということです。』
…何が結論か分かりにくくないですか?

「最初に結論から書いて後から細部を補足していく」とよく言われますよね。
これは、段落単位など文章全体の大まかな構成の話と捉えてしまいがちです。
でも文単位の細かい塊でもこれを心掛けると、より読みやすい文章になります。
そのためにはまず、結論と細部を別の文に分けなければなりません。
一文の中での語順は日本語のルールにどうしても制限されてしまいますから。

一文が長い文章の欠点は「読み手が分かりにくいこと」だけではありません。
もっと悪いのは「書き手が冗長な文章を書いていることに気づきにくいこと」です。
一文にまとめたことで、なんだか簡潔に書けた気分になっちゃうんです。
一文を短くしていると、「やばい、もう三文も書いてしまった!」となりますよね?
結果的により簡潔な内容にするように心掛けると思います。

★文章の内容に関しては、思い切りが大切です。
「~の場合」「~を除き」「~でない限り」「必要に応じて~」「場合によっては~」…。
このような条件文は思い切って省いてみませんか?

自分の専門分野に関する説明や資料では、特に回りくどい表現が増えませんか?
なまじ制度や理論を熟知しているがゆえに「こう言い切っちゃうのは厳密には間違いだしなぁ」なんて思って、二重否定や除外要件などを多用してしまうんですよね。
『売上時は、得意先リストにない相手に売上げた場合を除き、受注システムに必要事項を入力してください』
なんて言われたら…結局私はどうすれば??ですよね笑。
『売上時は受注システムに必要事項を入力してください』
厳密には正しくないけど、これでいいのです。
『~除き、』の部分は読んでもらう必要性に応じて対応してください。
重要性の高い順に、直後にただし書き>資料の最後に脚注>口頭だけで説明>思い切って説明なし、という感じで。

相手の知らないことを説明する場合、全体像をざっくり理解させれば十分です。
条件文が多いと、読み手には何が原則で何が例外か分からず混乱します。
まずは原則だけを説明して全体像をつかんでもらうことが大事です。
誤解のないように細部に気を配りすぎるとかえって理解されにくくなります。
「読む気が失せる」という最悪の事態も起こるかも…笑。
誤解をおそれずに細かいところはバッサリ省いていきましょう。

以上です。
…と、えらそうなこと言ってるくせに冗長な分かりにくい文章ですみません。
私も分かりやすい文章を書けるように日々試行錯誤中です。
お互いがんばりましょう!

質問した人からのコメント

2011/12/26 13:02:05

ありがとうございます!

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BigSamさん

2011/12/1915:30:41

説明文とのことですのでその観点から考えますと、難しい文章は必要ないと思います。このときに一番に配慮しなければならないのは、書かれた文章から絵が描けるかとどうかだと思います。つまり、どのようにが重要なのです。例えば、「文鎮を置く」では、まだ描けません。どのようにを入れるのです。「文鎮を横向きに紙の上部に置く」と書けばいかがでしょうか?これなら自問自答できると思いますがいかがでしょうか?

go_********さん

2011/12/1913:21:46

一般的な日本人の文章は、文章の最後まで読まないと結論が判らないのが特徴です。
子供の頃から習っている「起承転結」が関係するのかもしれません。
物語であればコレでもよいのですが、論文や説明文などではコレでは、相手に簡潔に内容が伝わりません。

コツは「最初に結論を書く」です。

例)
1.○○は△△となる。
~~~~~その詳細説明~~~~~

というように、表題を見れば言いたいことの7~8割が判るようにすればいいでしょう。
詳細説明では、文節を長くせず、簡潔に。
そして、説明を裏付けるデータなどを添えると、一層判り易くなります。
また、難しい用語には解説を追記すると親切ですね。

言い回しについて
自分独自な言い回しで勝手に伝わると誤解している方や、意味を誤解して使用している方がいますが、一般的な言い回しがありますので、調べて比較してみてください。

http://ja.wikipedia.org/wiki/%E6%85%A3%E7%94%A8%E5%8F%A5

j5j********さん

2011/12/1912:23:12

まず色々な資料や文書には標題(タイトル)をほとんどの場合つけると思うのですが、まず「タイトルにこだわる」べきです。

「この資料は何の資料なのか」「内容は何を書いているのか」が一目で理解できるように工夫する習慣を身につけることが大切です。

それから読んで理解しやすい書面にするには新聞や本をたくさん読んでみることがいいと思います。

「なるほど、この一言で全てがわかりやすくなる」などの発見は必ずあると思います。

また、「出来る限り文字数を少なくするにはどう表現したらいいか」と考えることも完結明瞭な書面に近付くことになります。

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