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複写書類についての質問です。今まで仕事で『複写書類は複写側を相手に、直筆側を...

rai********さん

2012/2/2723:27:43

複写書類についての質問です。今まで仕事で『複写書類は複写側を相手に、直筆側を当社に』と教えられていましたが、新しく入った方に『それは逆だ』と言われました。 本当はどちらが正しいのですか?

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mal********さん

2012/2/2800:31:55

rairai00takutaku様、こんばんは。

相手方に提出する文書なので、当然、提出側が作成します。

従って、”直筆”を相手側に提出し、”複写”を提出側が”控”
として持つことになります。正しいのは”後者”だと思われます。

但し、対等な立場で締結する、協定や契約に関する文書なら、
原本が2部存在します。各組織内において、当該部署が
”直筆”を、文書管理部門が”複写”を持つのが一般的だと
思いますが、”組織内の規約”等により、逆になることもある
かも知れません。

とは言え、起案箇所を除き、作業報告や業務依頼等を2箇所
以上に、”同時”に渡すような文書の場合では、”その限り”では
ないことも十分有り得ます。

また、受取側がどのように判断するか不明なままで提出せざるを
得ないような場合?ならば、”直筆”を渡さず、”複写”を相手に
渡し、”悪用”される?のを防ぐようなことも、ないことはありません。
(内部告発等の文書)

如何でしょうか?つまり、文書の性質や意味次第だということです。

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