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書類の保存方法

mam********さん

2010/10/2511:54:49

書類の保存方法

事務職をしていますが上司に「契約取引書類に穴を開けるな」と言われました。
取引トラブルなどの際に穴が開いていると不利になるようなことを言っていましたが、本当でしょうか?

今までファイルに背表紙をつけ「受注書」「発注書」「請求書」それぞれ分類し、パンチングして閉じて保管してましたが、
穴をあけずに大量な書類を保管する方法ってどんなものがありますか?

皆さんの会社ではどのように書類を保管しているか教えてください。

ちなみに、「契約書」「見積書」などはもちろんパンチングせず、クリアファイルに入れて保管してますが、
これもいまいちベストな保管方法ではないような気がしています。
何か良いアイデアありましたら教えてください。。。

補足説明不足ですみません。
知りたいのは『取引基本契約書』などの事でなく、毎日FAX送信される「注文書」の類で、例えばそれに「納期を知らせて」と通信欄がありリファックスする仕様になっていても、上司は「書き込む前に一度コピーをとってから!」更に「穴を開けずに保管」との指示です。
一般的に全て書類は穴を開けずに保管ですか?
膨大な量なのに7年間もクリアファイルで保管するのはかさばるしコストもかかる気がしますが。

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tan********さん

編集あり2010/10/2612:11:01

【訂正】
すいません。
まったく【質問】を読み間違えてました。

「注文書のFAX」に穴を開けないのは珍しいです。
二穴のパンチでなく、錐で穴を二つあけて
紐を通している例が多いです。
それは、安くて済むからです。

(ただし重要性の高い注文書FAX(巨額の事前オーダー等)
は案件毎にクリアファイルに綴じることがあります)

「注文書のFAX」は、
「FAX内容」と「赤鉛筆で上書き」がはっきり峻別されるため
コピーをとらなくても証拠性に重大な問題はありません。

【質問】の処理は、潔癖症上司の性癖の可能性があります。
しかし、上司なので従うしかありせん。
嫌なら、上司の上司に言って、
書類保管マニュアルを作ってもらうことです。

で、最大上司の意見を聞いて
無駄なコストを掛けないためには、
クリップ留めになります。

ただ、バラバラになると面倒なので、
錐で一つ穴を開けて、テグスを通しておきましょう。
見た目悪いですが、時系列に段ボール箱に入れておけば
税務調査でも対応できます。

訴訟リスクと比較しても、馬鹿な管理方法ですが、
コピーをとって、この方法で説得してみて下さ。

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