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ドキュワークスって何ですか?

sakura_tuki999さん

2011/3/1921:29:18

ドキュワークスって何ですか?

よくPDFみたいなもんですって回答がありますが、そもそもPDFもよくわかりません。

最近事務職に転職しましたが、事務は全くの未経験のため言われるままに操作しているだけで意味がわかりません。

詳しい操作方法よりも、なぜドキュワークスに印刷することが必要なのか、ドキュワークスやPDFを使うのは何のためなのか、基本中の基本を教えてください!

いつもの手順は、職場で書類をプリントする→「ドキュワークスにも印刷しといて」っていわれるのでとりあえず教えてもらったとおり操作する→なぜ?

事務未経験の超初心者にどうぞ教えてください!

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ベストアンサーに選ばれた回答

2011/3/2211:38:21

DocuWorksとは、
ゼロックスという会社がmade in JapanのPDFのようなものを目指して作ったソフトの名前です。

また、それによって作られるデータ形式のことを通称Docuworksという場合があります。




Adobeという会社が作ったAcrobatというソフトで作るPDFという形式

を目指して

Xeroxという会社が作ったDocuWorksというソフトでつくるDocuWorskという形式(正確にはxdw)


Adobe = Acrobat = PDF
Xerox = Docuworks = Docuworks(xdw)

xdw形式のことをDocuworksと呼ぶ人がいるのでややこしくなっています。





で、PDFとはなんぞ、ですが

異なるOS、アプリケーション間でもやりとりができるようにしたファイル形式のことです。

例えば、EXCEL形式(xls)のファイルはEXCELのソフトが入っていないとみることが出来ません。

それをEXCELをPDF形式に変換すると、EXCELが入っていないパソコンでも

元のレイアウトを保持したまま、データを閲覧することができます
(無償のAdobe Readerというソフトを使用すれば。またほとんどのPCには最初からAdobe Readerがインストールされている)



で、DocuWorksも上記とほぼ同じような使い方をします。

PDFより軽く、操作が簡単で、本来有償ソフトであるDocuWorksを無償で配って
いたことにより、一部の企業で使われるようになりました。

また、Adobe Readerと同様にDocuWorksビューワーというものが存在しますので
DocuWorksを持っていない会社でもビューワーを使えばxdw形式のファイルを閲覧できます。

しかし、このDocuworksビューワーなるソフトは、世の中だ~~れも使っていないので

「異なるアプリケーション間でも、ソフトがなくても閲覧ができる」という概念と矛盾してしまって

あまり普及していません。

特に、一昔前と比べて、社外と積極的にデータをやりとりするようになり、

そーゆー時にはDocuworksを一旦PDFに変換する

なんてゆー、本末転倒な作業をDocuworksユーザーは強いられています。





==結論==
で、

>っていわれるのでとりあえず教えてもらったとおり操作する→なぜ?

わかりません。元のEXCELファイルがあるのに、わざわざxdw形式にする意味は

その人というか、あなたの会社なりの理由があると思いますが


・特定の書類はxdw形式で保存する「ルール」だから
・Docuworksを持っていないユーザーに編集できないようにして送るため

等が考えられますが、

本当の理由はあなたの上司しかわかりません。

ここで聞いても、「あなたの上司がこの質問をみてない限り」、誰も答えられません。

事務未経験であれば、なおさら上司に聞いてください。

質問した人からのコメント

2011/3/23 23:55:12

降参 なるほど!よくわかりました。ありがとうございます。しくみがわかったので上司に質問もしやすくなりました。他にも回答をくださった皆様ありがとうございました!

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tjma_akgさん

2011/3/1922:20:51

>ドキュワークスって何ですか?
ドキュメントワークスのことでしょうか。
PDF(Portable Document Format)はどのソフトで作った文書でも、OSやソフトと言った環境が違っても内容が確認可能な文書交換フォーマットです。
ワード等で作成した場合、元のファイルより容量が小さくなるのでメール送信や保管で便利です。
私はエクセル、ワードで作成したファイルは全てPDFに変換して、セキュリティ設定してメールに添付しています。
PDFファイルは印刷に必要な解像度に合わせて文書中の画像を最適化してさらに再圧縮してファイル容量を小さくする事ができます。
ファイルの改ざん防止のためにファイルを開く場合と編集する場合、別のパスワードでロックをかけたり開いたファイルの印刷を禁止したりテキストなど要素のコピーを禁止可能です。
PDFファイルでセキュリティ設定で禁止できるのは印刷、改ざん、テキストや画像のコピー、テキスト読み上げの禁止の四項目があります。
パスワードにはPDFファイルを開く際に入力する「文書を開くパスワード」とPDFファイルのセキュリティ設定に変更を加える際に入力する「権限パスワード」があります。
ファイルを開くために必要なパスワードはPDFを見せたい相手に公開し、これと異なる権限パスワード設定、非公開にすれば受け取り側では開いて見ることは出来ますが改ざんは出来ません。
アドビリーダーには編集機能が無いために、改ざんできないと思いますが、セキュリティ設定のかかっていないPDFはアクロバットなどのソフトで編集できます。
PDF作成ソフトによっては権限パスワードを設定しなくてもセキュリティ機能を設定できるソフトがあります。
このPDFを開くと一見印刷やコピー出来ないようにセキュリティがかかっているように見えますが、セキュリティの設定を変更する際にパスワードの入力が必要なくアクロバットを使うとセキュリティの解除が可能です。
特別なCADソフトなど受け取った側がそのソフトを持っていないと開けませんが、一旦PDFファイルに変換した後、送れば相手が開く事が出来るメリットがあります。
PDFに変換する時にはファイルの容量を小さくするために文書に貼り付けた画像は圧縮されるが画質を落とさないように設定するとファイルの容量は大きくなります。
特殊なフォントを使った場合、相手のPCにそのフォントが入っていないと別のフォントで表示されて文書の印象が変わります。
このような時には作成時に[フォントの埋め込む]設定すればよいです。
アクロバットではフォーム機能を使います。
「ツール」→「高度な編集」→「フォーム」→「フォームツールバーの表示」を選択します。
フォーム機能とは文字を入力するテキストボックスです。
フォーム機能を加え、作成したPDFはアドビリーダーでも文字入力が可能です。

hyfck859さん

2011/3/1921:40:12

印刷物を「紙」ではなく「電子データ」とする。って感じですかなね。

印刷物が減る=ECO

書類保管スペースが減る=ECO

まぁ、PC壊れたら……

バックアップは必須ですね。

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