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ダブルチェックのやり方

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ID非公開さん

2017/9/2300:43:11

ダブルチェックのやり方

支店から毎日届く備品の請求書を取りまとめ、業者への注文書を部下がエクセルの注文書へ入力し、プリントアウトされたものを係長の私がチェックしてからメールで発注をかけています。

もう10年以上メールで発注をかけるという方法を行っていますが(私がチェックを始めたのはここ1年くらい)、この度初めて違う日付の注文書を送ってしまうというミスがありました。(20日の注文書を送りたかったのに15日の注文書を送ってしまった)

紙ベースのチェックはしたものの、メールのチェックをしていなかった私の責任もあります。その点を上司から注意を受けるかと思っていたのですが。
①何でエクセルで作ってメールで送るんだ。手書きで作れば良いだろう。その方が時短になるだろうし、ミスも減るだろう
②係長がチェックする必要はあるのか

…?と思いました。
①1回の注文書で10万円を超える金額になる事はザラです。それを本人チェックのみで社外へ出して良いのか?
②手書きの方が時短になり、ミスも減るという根拠がわかりません。昔の人ならまだしも、部下は20代前半の現代っ子です。
③今どき手書きの注文書なんてあるんでしょうか。1日10件未満の少数ならともかく、何十件もありますし、頻度は少ないですが注文頻度を問われる事があります。その時手書きの注文書しか無いので調べないとわからない、では困ると思うのです。
④今回のミス1回で手書きにしろとまで言われる意味がわからない
⑤その上司は、1回の注文が1万円にも満たない文房具の注文は細かくチェックしてる

上司の言う事も一理あるとは思いますが、何かピントがずれてるという気がします。ただ、もう少し効率化しつつミスも減らせる運用もできそうな気はします。

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san********さん

2017/9/2304:53:29

>司の言う事も一理あるとは思いますが、何かピントがずれてるという気がします。ただ、もう少し効率化しつつミスも減らせる運用もできそうな気はします。

なんか、質問もピントがズレています。
本質は、
上司対策?
効率化?

効率化ですよね?
それなら上司なんてどうでも良いでしょう。結果を出せば。

結果に自信が無いからダブルチェックしている訳で、その物が非効率。

逆質問です。
何故、20日納期を15日納期じゃダメなの?
逆に、15日に欲しい物を20日にしてしまえば迷惑は掛かっても、納期が早まれば困らない?

そもそも、
>ダブルチェックのやり方 支店から毎日届く備品の請求書を取りまとめ

備品程度に、
毎日毎日処理している事が無駄。
納期をバラバラにして発注するのも無駄。

私は大手企業で、購買部門を見てましたから、製品に使われる部材は毎月数十億円、副資材(備品含む)は、毎月数百万円を買っていました。

副資材だけの話をすれば、納期は週に1回とか、10日に1回とか、物によって決まっていました。
つまり、いちいち納期設定なんてしません。

例えば、
例えばですよ!
リードタイムといって、「発注した日から何日有れば納品可能か?」…と言う取り決めを、事前に仕入れ先と決めています。
例えば、ボールペンとしましょうか。
ボールペンのリードタイムは1週間。
発注した日から1週間後には黙っても入って来ます。
そこに1週間に一度の納品日を決めて入れば、A仕入れは毎週月曜日に納品する日となれば、金曜日に発注したらリードタイムが1週間なので翌週の月曜日には納品出来ませんから、必然的に翌々週の月曜日に納品となります。
ちなみにB社発注毎週火曜日とか。
C社は毎週水曜日の納品とか。

そうなると、発注日とリードタイムで納品日は分かるので、納期設定に間違いは有りません。
例え間違っても、仕入れ先が注文書とリードタイムで納品確認が取れますから、特に問題にはなりません。

製品用の部材は数万点。
副資材の消耗品や備品などは数千点扱っています。

今どき手書きは有り得ません。

そう考えると、各支店から来る「請求書?」を、注文書の電子データに変えて、その注文書をそのまま仕入れ先に送れば、あなたの所の業務が減ってきます。

これが究極の効率化です。
いちいち、来たのを書き換えたり入力するから間違える。

やり方としては、全て同じフォーマットのデータベース化にして、支店別に来たものを、コピペして1枚にまとめれば、入力の必要は無くなる。

電子データ化のメリットは、コピペ出来る事。
それをいちいち入力している事が、間違いの元になり且つ非効率です。

また、更にもっと効率化出来る部分も有りますが、とりあえずこのを理解と認識をして次に進まなければ、それも無駄になりますから、「9何が無駄なのか?」…と言う所の上司対策の為なら、頭だけで考えずに実際やってみれば証明出来るでしょう。

だからあなたが実際に、伝票1枚分の起票を①手書きとやってみて、作成時間をプロットすれば良い。

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    質問者

    ID非公開さん

    2017/9/2313:05:16

    ありがとうございます。

    社内規程を変えないといけないレベルの話があるので、簡単に行きそうにはありませんが、そもそも支店から本部へ送付してもらう請求書が手書きになってますので…支店は手間かもしれませんが、エクセルに入力して紙ベースとメールと両方送ってもらえば良いんですかね?それでも手書きするよりは良いような気はします。本部もおっしゃる通りコピペだけで済みますし。

    15日分の注文書を15日と20日に2回送ってしまったんです。20日の注文書が漏れてしまった状態になっていました。言葉足らずで申し訳ないです。

    手書きにしろエクセルにしろ、本部へは手書きの注文書で届き、本部でエクセル注文書に手書きまたはエクセルに入力するという現状がある以上、可能な限り?絶対?ダブルチェックはした方が良いと思うのですが、そこはいかがですか?

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lin********さん

2017/9/2301:10:13

①その2重チェックをしていてもミスをしているのだから、文句は言えませんね。そもそも担当者がしっかりしていれば良い事。そこは変わらないと思います。
②手書きは時短にはならないかもしれませんが、ミスは減る可能性が高まります。手で書くという事は、脳内で元の文書を意識して理解していなければ出来ません。「書く」という行為は客観的でないと出来ない行為です。
③ありますよ。個人経営店はまず手書きで、金額も電卓計算です。パソコン管理などしている余裕もありません。現場主義の仕事はそういう所もあります。
④チェックミスした反省をすぐにしない質問主さんの方が私には分かりません。私ならすぐに上司に報告して謝って、ミス回避の対策を考えますけどね。私は確認する時は、まず直前に一度お茶でも飲むか、体を軽く動かして気分転換します。でないと続けて作業していたら集中力なくなってミスの元になりますので。また集中力が衰えやすい午後はあまり確認作業はしません。午前中に済ませます。午後からはルーティンワークですね。
⑤その確認でミスがないのなら、別に良いのでは。ミスは金額の問題ではありません。金額云々よりも、ミスは信用問題にかかわります。信用されなくなったらお金を取り扱わせるのも怖くなるでしょうね。

私は以前パチスロ屋勤務していました。お客様の球を預かる貯玉システムがありましたが、定期的に数が合っているかどうか確認をしていました。1球4円がごく一般的な時代だったのですが、たとえ1球でも合わなければ社員全員、休日返上してまでも探していました。球の紛失ならばまだ良いですが、数え間違いだった場合は通常業務に戻っても、球を流す時には周りのスタッフが注意して見ていました。そのくらい信用が下がる事だったのです。たとえ1球であっても。たった4円だけれど、それはお客様から預かった大事な4円です。無駄には出来ません。

上司さんのやり方を否定したいのであれば、自分はこれなら上司以上に完璧に出来る!という部分を証明なさって下さい。ここで自慢するのではなく、会社で披露して評価されるようになさって下さい。ここで自慢しても何もなりませんので。

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