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メールの添削をお願いします。 大学を休学するにあたり、専攻主任の先生のサイ...

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ID非公開さん

2018/5/1621:44:35

メールの添削をお願いします。

大学を休学するにあたり、専攻主任の先生のサインが必要なので、そのための面談のアポをとるお願いのメールです。
先生とは何度もお話させていただいています



状況としては、
・大学の学生相談室に数回通い、併設の心療内科にかかって自律神経失調症という診断書を出してもらっている
・学部事務所に連絡をし、休学願の紙をもらい、私本人と親の署名、休学理由、必要書類(診断書)を1度提出し、事務所でコピーをとってもらって仮提出(書類不備)扱いとなっている
・5月中が本提出(書類不備解消)締切なので、急な話で申し訳ないができるだけ早く面談をしたい

ということを伝えたいのですが、失礼のないように、かつメールなので簡潔にお願いをしたいです。
詳しい状況は実際の面談でお話するとして、以下のような文面で良いでしょうか?


件名:休学におけるご面談のお願い

〇〇先生

〇〇専攻〇年(自分の名前)です。夜分遅くに突然のご連絡大変失礼いたします。
ご心配をお掛けして申し訳ございません。


私事で恐縮なのですが、体調不良のため、春学期の休学を考えております。学部事務所に連絡をし、既に必要書類を揃え、現在仮受付状態となっています。
休学願の提出にあたり、専攻主任の先生の承認が必要な箇所があり、面談をお願いしたいと考えているのですが、先生のご都合の良い日時をお教え頂けませんでしょうか?
急な話で大変恐縮なのですが、提出締切が5月31日(木)までとなっておりますので、なるべく早くお話させていただければと思っております。
お忙しいところ申し訳ございませんが、お時間をとらせていただければ幸いです。
お手数をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。

(日付)

(↓署名設定してあります↓)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇専攻〇年
(自分の名前)
(学籍番号)
(大学のメールアドレス)

補足回答ありがとうございます!

先生にメールを送り、日時を指定してもらえたので、お礼と確認の返信をしたいのですが、以下の文面で良いでしょうか?


ご返信ありがとうございます。

5月21日(月)12:20頃、先生の研究室にお伺いさせていただきます。
お忙しいところお時間を作っていただき、ありがとうございます。

それでは、当日よろしくお願いいたします。

(署名)

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ici********さん

2018/5/1710:07:45

終盤の「お忙しいところ申し訳ございません」で
一度文章を終わります
その後の「お時間をとらせて頂ければ・・・」の
文章は、先の「なるべく早くお話させていただければ
・・・」と被るので不要だ、と感じます
後は秀逸なメール文だ、との印象を受けました

返信を取り消しますが
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ベストアンサー以外の回答

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his********さん

2018/5/1710:55:24

伝えたいことが過不足なく盛り込まれており、特に不適切な要素はありません。内容にも分かりにくい点などはないです。
変に形ばかりにこだわって「しなくてもいい添削」をする部分はないです。

ただ通信手段が電子メールという性質を考えるなら、最初の「夜分遅くに突然のご連絡大変失礼いたします」というのは不適切です。

電子メールというのはそもそも一方的な通信手段です。
「こちらの都合の良いときに送ります。そちらの都合の良いときに読んでください」というのが最大のメリット。
これは即時性が要求されるものではありません。こちらが何時に送り、先方が何時に読んでも目的は果たせるというときに使います。

質問者様は封書で手紙を書く際、夜中に書いたものだからといって「夜分遅く失礼します」と書きますか?
その手紙は翌日以降の昼間に配達され、相手は配達された昼間など自分のタイミングで開封して読みます。

電子メールも同じ。こちらが夜中に書いたからといってその瞬間に読まなければならない義務など先方にはありません。

直接の訪問や電話なら必要な気遣いですがメールで用いるのは「すぐに読むこと」を押し付けるやり方になるのでこのような文言はむしろ失礼に当たると考える話です。

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