紙の文書を電子化する場合、一般的にはスキャナで読み取って、PDFという形式で保存するのが普通です。 ただし、この場合は画像の形式で読み取るはずなので、文書の中の文字などを検索することはできないはず。 検索しやすくするためには、保存するときのファイルの名前をどのようにつけるかがキーになってくると思います。 フォルダの分け方なども問題になると思います。 A3のスキャナは、大きな原稿まで読み取れるという事がメリットですけど、それだけともいえます。 安くはないので、原稿の種類（サイズ）を確認してから決めてもいいんじゃないかな。