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途中下車や乗継割引、きっぷを通しで買った方が安いということを社員にわからせる...

som********さん

2012/10/2013:04:11

途中下車や乗継割引、きっぷを通しで買った方が安いということを社員にわからせる方法は? 特に経理の女性がこの辺の知識がまったくなく申請書の通り何の疑いもなく支払いをしています。

往復割引、乗継割引、乗車券を通しで買う。のぞみ指定席は高いということを社員にわからせるにはどうしたらいいでしょうか?

社員の交通費精算の際に、承認とチェックを担当するようになったのですが、出ている申請が唖然とするものばかりです。ルールを知らないだけなのでしょうか?説明しないと理解できないのか?

A.福岡(博多)~敦賀の出張
1日目:博多→新大阪 移動。大阪駅近くのホテル宿泊
2日目:大阪→敦賀の移動。
3日目:敦賀→福岡(博多)の移動。

社員が領収書と一緒に提出した清算書
①博多→大阪(新幹線) 14890円
②大阪→敦賀(サンダーバード) 4500円
③敦賀→新大阪(サンダーバード) 4500円
④新大阪→博多(新幹線) 14890円
合計:38780円

乗車券を新大阪でぶった切る理由が全く理解できない。1日目はともかく3日目はいくらなんでも。
往復で購入すれば、往復割引が適用できたのに。3日目は同日乗継なので、乗継割引が適用できたのに。
のぞみ号、みずほ号は高い。さくら号を使ってくれればいいのに・・・。

B.大学生の最終面接
福岡⇔姫路 27460円

大学生に怒ったって仕方ないが、なぜに学割を利用しなかった? なぜのぞみ号を使った。金出しているんだから、学割使って、安いさくら号を使おうという発想はないのか?
会社も、なぜ学割で取るようになぜ言わなかったのか。さくら号を利用するように言わなかったのか。

交通費精算は、領収書と清算書提出→所属長の承認→経理承認→社長承認→来月分給料に反映又は
事前申請→所属長、経理、社長承認→必要費+αを支給→領収書・清算書提出→来月分給与
で調整する方法を取っています。

所属長が出張で不在のことが多いため、承認する権限を私に与えました。 上記のA,Bのような申請が多いため、過去の清算書を調べたら、上記A,Bのような事例ばかりにびっくりです。
所属長も経理も何の疑いもなく承認していたことにびっくりです。

所属長が私に権限を与えたのは不在が多いことも有りますが、私が旅行好きでそっちの方に詳しいからです。多少コストに関する危機意識が出てきたのでしょうか?

そんな所属長ですが、清算書はというと

C.福岡→神戸、横浜の出張
1日目:博多→新神戸
2日目:新神戸→新横浜

①博多(市内)→神戸(市内) 回数券ばら売り 12900円
②神戸(市内)→横浜(市内) 回数券ばら売り 13400円
合計:26300円

一応安くなるように配慮してくれたみたいです・・

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ベストアンサーに選ばれた回答

iha********さん

2012/10/2019:15:39

なるほど、所属長すら1回の出張で4000円も会社に損害を与えているわけですな。

まず、朝礼等を通して、出張等の交通費は通しの運賃・料金までを上限とすることを通達しましょう。
その後しばらくは、これまでと同じくあなたがチェックをしないと行けませんね。
そして、訳の分からない買い方をした請求者本人は呼び出して説明するしかないでしょう。
ただしその際に、「経理の女性」を立ち会わせ、両名ともに分からせ、支給額は適切な買い方をした場合のみであることを納得させます。
#社員側も、「経理の女性」の無知につけ込み、敢えてその請求をやっている可能性もあります。

そうするうちに、「経理の女性」が育ってくれて、ある程度はその女性がはねつけてくれるようになるかと思います。

なお「駅すぱあと」は結構穴が多いので、えきから時刻表やjrおでかけネットを使った方が良いですね。
本来は時刻表巻末の運賃・料金の計算方法を見てきちんと計算することです。
といっても、今回の問題の解決にはなりません。だれだよ、こんなソフトをつかえって提案したやつ(嘲笑)
社員達(経理含む)は駅すぱあとで「博多→新大阪」「新大阪→敦賀」と計算してしまうこと請け合い。

また、通しで計算するケースや、回数券を使った方が安いケース、かえって高くなるケースなどある程度のモデルコースは例示しておいた方が良いでしょう。

質問した人からのコメント

2012/10/26 23:28:37

回答ありがとうございます。
就業規則を見たら、宿泊費、日当に規定はあるのに交通費に関する規定は一切なし。これをいいことに好き勝手(経理の無知もあって)やっていたのが実情見たいです。 規則を追加し、事前申請方式に変更することで調整します。

ベストアンサー以外の回答

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gka********さん

2012/10/2022:47:24

ここで質問者様が仰ったようなことを、ミーティングや通達で伝えるしかないでしょうね。

なお、会社への費用請求ですが、領収書まで提出しているのなら、も九九を言われる筋合いがないのが大原則だということは理解してください。(もちろん会社の規定によってはそうでない場合もありますが…)
たとえ間違った割高な買い方をしたとしても、「実費を負担する」としか定めてない場合は領収書通りで正当な請求です。
そこは、ちゃんと言葉を選んで説明しないと、(質問者が正しいとしても)総スカンを食いますよ。

さて、途中下車をする場合に通して買うとか、乗継割引に関しては、質問者様の仰るように、ちゃんと説明して皆に正しく買ってもらう必要があります。

しかし、のぞみの件や学割に関してはしt門者様の言い分に疑問符が付きます。

のぞみに関しては、確かに時間帯によってはのぞみを使わなくてもいいようなケースもあるでしょうが、東海道に比べて本数の少ない山陽新幹線で一律にのぞみを使うなというのは言い過ぎでしょう。
もちろん、規定でのぞみを原則禁止していて例外的に使用を認めているなら話は別です。
まあのぞみの件はいっそのことエクスプレス予約の法人カードで対応おしますか?

学割に関しては、もちろん学生はできる限り学割で来るべきでしょう。たいていの学校で就職のための理由なら学割証を発行するはずです。
ですが、学割証の発行条件は学校によって異なりますし、普通なら学割が発行できるような状況の学校でも過去に組織的な不正があった等により(その生徒のせいではなく)学割証が発行できないケースもあります。ですので、学生全員が必ず学割で来れるとは限らないのです。もちろん就職試験担当者は可能なら学割を使うようにきつく言う必要はあると思います。(この板を見ればわかりますがそもそも学割があることすら知らな学生はいくらでもいます)
これも学割運賃しか払わない旨規定で定めていない限り、学生の申告通りに払うしかありません。

質問様の仰ることは大筋で正しいのですが、ちょっと独りよがりに見える部分がありますね。

cho********さん

2012/10/2015:31:28

会社の規則によります。
ヲタク的な切符の買い方して楽しんでる暇があったら、営業成績を上げることに頭と時間を割いてくれれば、旅費くらいサービスしてもいいと思いますけれど?

c10********さん

2012/10/2014:02:07

>往復割引、乗継割引、乗車券を通しで買う。
>のぞみ指定席は高いということを社員にわからせるにはどうしたらいいでしょうか?
アナタがいちいち説明すればよいだけです。

yos********さん

2012/10/2013:54:00

あなたの会社の社員が無能でバカなだけです。

こんなこと一般常識です。
教育が必要です。

あと、会社のチェックは『駅すぱあと』等のソフトを使用した方が間違いないです。
ソフト代はかかりますが、それ以上に節約できるはずです。

編集あり2012/10/2015:26:36

それは、そういう内容の通達を出して、社員に徹底させることでしょう。
あるいは、出張の切符は全部会社で取って支給するとか。
事前に購入予定の切符の申請を出させて、
確認を取った後でなければ切符を購入してはいけないルールにするとか。

いずれにしても、社員にとっては、今まで何も言われなかったのに、
いきなり言われても……だと思いますが。

個人的には、「のぞみ号指定席は高い」と言われてもね……です。
グリーン車を使うのを怒られるのならともかく、
のぞみ号なら常識の範囲内だと、私は思います。
出張する社員の士気を落とさなければいいけど。

多少安くなるよりも、のぞみで移動時間を短縮するという考え方だって
あるんだし。


あと、往復割引を使うことも、御社の出張の状況がわからないので、
何とも言えないのですが、出張に行って、その状況によって
日程や行き先が変わってしまうようなケースがよくあるなら、
往復で切符を買うより、その都度、必要な分を買うという考えもあるのでは。

不正な買い方や金券ショップで買って差額を着服するというのならともかく、
正規の料金で、普通に買うことがいけないのかどうかは、
会社の考え方にもよるので、「少しでも安くなるように
切符を買わなければいけない」のであれば、
そういう指導・教育を徹底するしかないんじゃないですか。


でも、確かにAの3日目は、普通の人なら敦賀駅の緑の窓口で
博多駅までの切符をまとめて買うから、窓口の人が
乗り継ぎ割引を適用して販売するはずだけど、
わざわざ分けて買う理由って、何なんでしょうね?
その社員の知識が不足しているだけ?
それとも、何か他に理由があるのでしょうか?


あと、学生に学割を強要するのはどうかと思いますよ。
学割は発行枚数が決まっていますから、
就職活動の時に利用できるとは限らないでしょう。
就職活動で使うとしても、それまでに
地元と東京や大阪などに何回も行ってるかもしれないし。

それとも、「ウチの会社の面接のために学割を確保しておけ」というのですか?
それは、ちょっと傲慢だと思いませんか?
その学生さんは少しも間違っていないし、常識知らずだとも思いません。
怒ったり、おかしいと不満を持つのは筋違いです。

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